TL;DR:Mitarbeitern ohne Systemzugang die Lohn- und Gehaltsabrechnungen zuzusenden, ist mit der enmeshed Wallet sicher und einfach. Die flexible Wallet verfügt über eine Schnittstelle zu SAP, kann aber auch aus jedem anderen Abrechnungssystem die Dokumente sicher versenden.
Unternehmen, die viele Mitarbeitende ohne Zugang zum System (Blue-Collars) beschäftigen, brauchen eine einfache und datensichere Lösung für die Ende-zu-Ende-verschlüsselte Übermittlung der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Mit der enmeshed-Wallet gelingt es sicher und komfortabel – ohne Zwischenablage in der Cloud, ohne E-Mail und ohne Papier. Das Besondere: Die Wallet funktioniert bidirektional. Der Mitarbeitende kann also auch Daten übermitteln.
Wie lassen sich sensible HR-Dokumente wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen sicher, digital und ohne Systemzugang übermitteln?
Ob über ein SAP-System oder jedes andere System, das für die Lohn- und Gehaltsabrechnung verwendet wird: Mit der flexiblen Anbindung an die enmeshed-Wallet können die Abrechnungen einfach direkt aus dem System an den Mitarbeitenden versendet werden.
Für den Mitarbeitenden sieht der Vorgang so aus: Er/sie hat die Wallet aus dem Appstore geladen und stellt einmalig mittels eines QR-Codes die Verbindung mit dem Abrechnungssystem er. Ab diesem Moment empfängt er seine Abrechnungen und optional auch andere Dokumente auf seinem privaten Smartphone. Die Wallet dient nicht nur als Briefkasten, sondern ermöglicht auch eine sichere Aufbewahrung der Dokumente.
Die Mitarbeitenden empfangen nicht nur Dokumente, sondern können auch Daten übermitteln
Die Wallet ist in beide Richtungen nutzbar: Das Unternehmen kann datensicher Dokumente und Nachrichten übermitteln. Genauso kann der Mitarbeitende Nachrichten und Dokumente übermitteln. Gleichzeitig kann der Mitarbeitende Anpassungen der eigenen Stammdaten an das System senden: eine neue Adresse, einen geänderten Familienstand oder die Geburt eines Kindes. Alles, was für die Personalabteilung relevant ist, kann Ende-zu-Ende verschlüsselt übersendet werden. Mehr zur Bearbeitung der Stammdaten via der Wallet lesen Sie hier im ersten Teil unserer Blogserie.
Die Technik ist so einfach, wie genial
Die Wallet basiert auf einer durchdachten Kommunikationsinfrastruktur. Dahinter steckt die Open-Source Plattform enmeshed. Sie bietet eine zuverlässige Verschlüsselung und lässt sich über einen Connector flexibel an alle Systeme anbinden. Wie die Anbindung technisch realisiert wird, lesen Sie im 3. Teil unserer Blogserie am Beispiel einer Anbindung an ein SAP-System.
Vorteile für die HR-Abteilung
Während bei den Nutzern des Systems zumeist die gesamte Kommunikation schon digital verläuft, ist die Kommunikation mit den Mitarbeitenden ohne System-Zugang – etwa in der Produktion, Logistik oder im Außendienst – häufig noch aufwändig. Mit der Verknüpfung vom System mit der Wallet können Lohn- und Gehaltsabrechnungen automatisiert, sicher und nachvollziehbar übermittelt werden.
Mit der Wallet gibt es:
- Keine Medienbrüche mehr: Keine Ausdrucke, kein Versand, kein Nachfassen
- Höchste Datenschutz-Standards durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
- Automatisierte Prozesse direkt aus SAP HCM, SuccessFactors oder einem anderen Abrechnungssystem (z. B. DATEV, Personio).
- Auditierbare Zustellung – nachvollziehbar und rechtssicher
- Kostenersparnis und Verringerung des CO2-Footprints
Vorteile für Mitarbeitende
- Zugriff auf Gehaltsabrechnungen jederzeit und überall – mobil und sicher
- Private Dokumente wie Heiratsurkunden, Geburtsurkunden etc. können direkt an HR übermittelt werden – sicher und DSGVO-konform
- Zentrale, persönliche Datenablage: Alle wichtigen Dokumente bleiben in der eigenen Wallet
- Vertrauen und Transparenz durch direkte Verbindung zur Personalabteilung
Lesen Sie auch Teil 1: Im ersten Teil der Blogserie thematisieren wir die Vorteile der Wallet im Rahmen der Übermittlung von Änderungen in den Stammdaten beim Onboarding und im weiteren Arbeitsverhältnis.
Lesen Sie auch Teil 3: In diesem Teil wird die Technik detailliert am Beispiel einer Anbindung an ein SAP-System dargestellt.
