Warum man SAP HCM nicht versteht, wenn man Schemen ignoriert: Viele arbeiten jahrelang mit SAP HCM, ohne jemals wirklich zu verstehen, wie die Berechnung im Hintergrund funktioniert. Zeitwirtschaft falsch? Überstunden unrealistisch? Kontingent falsch ermittelt? Payroll ergibt seltsame Werte? Dann landet man immer an derselben Stelle: Schemen und Regeln. Und genau dort hören viele auf – weil sie kompliziert wirken, weil sie wie “Programmierung“ aussehen und weil niemand sie sauber erklärt.
Was ist ein Schema?
Ein Schema ist die Ablaufsteuerung der wichtigsten ABAP-Programme sowohl in der Zeitauswertung als auch in der Abrechnung. Du kannst es dir vorstellen wie ein Kochrezept oder eben einen Ablaufplan. Es sagt SAP, in welcher Reihenfolge welche Berechnungsschritte ausgeführt werden sollen. Ohne Schema geschieht nichts.
In SAP HCM gibt es unterschiedliche Schemen:
- SAP Standard Zeitwirtschaftsschemen (z. B. TM00)
- SAP Standard Abrechnungsschemen
- oder kundeneigene Z-Schemen für die Zeitwirtschaft oder die Abrechnung
Das Schema ist dabei (im Gegensatz zu einer Regel) kein einzelner Rechenschritt, sondern die Orchestrierung aller Schritte.
Konkretes Beispiel: das Schema TM00
Schemen kann man sich in einem SAP-System über die Transaktion PE01 ansehen.
Nehmen wir als Beispiel das Schema TM00. Das ist ein Schema aus der Zeitwirtschaft, das den Ablauf der Zeitbewertung steuert. Bei der Darstellung eines Schemas gibt es mehrere Möglichkeiten. Man kann zwischen Tabellen- und Strukturdarstellung wechseln.
Tabellendarstellung
Darstellung Strukturgrafik
Es könnte sein, dass du – je nach SAP-Layout – die Buttons „Tabellendarstellung“ oder „Strukturgrafik“ auch so siehst:
Alternative Darstellung: Strukturgrafik
Alternative Darstellung: Tabellendarstellung
Sehen wir uns das Schema TM00 genauer an. Das Schema TM00 ist eines der Standardschemen der Zeitwirtschaft und steuert die Zeitauswertung über den Report RPTIME00. Das heißt: Mithilfe eines Schemas kann man im SAP-System zentrale ABAP-Programme (wie z. B. die Zeitauswertung oder die Gehaltsabrechnung) steuern. Und genau deshalb sind Schemen und Regeln so mächtig – und jeder SAP-Berater, der vertiefende Kenntnisse hierzu hat, ist klar im Vorteil.
Das Schema TM00 dient zur Berechnung von Zeitsalden, Zeitlohnarten und Zeitkontingenten. Dabei verarbeitet es sowohl automatisch erfasste Zeitereignisse (z. B. Kommen-/Gehen-Buchungen) als auch manuell erfasste An- und Abwesenheiten. Die geleistete Arbeitszeit eines Mitarbeiters gilt als sogenannte Istzeit und wird vollständig mit Uhrzeit bzw. als ganztägige Arbeitszeit erfasst. Das Schema vergleicht die Istzeiten mit den Sollvorgaben aus dem Arbeitszeitplan (Arbeitsbeginn, -ende, Kernzeiten und Pausen) des Mitarbeiters. Zeiten außerhalb der Sollarbeitszeit gelten nicht automatisch als Arbeitszeit und müssen insbesondere bei Mehrarbeit gesondert genehmigt werden.
Doch genug der fachlichen Einordnung – zurück zur Darstellung eines Schemas im SAP-System.
Der wichtigste und daher voreingestellte Radiobutton ist immer der Quelltext, da du hier – je nach Darstellung als Tabelle oder Struktur – sehen kannst, was das Schema genau macht. Natürlich verstehst du noch nicht, was hier genau passiert, doch das decken wir in kommenden Blogartikeln noch ab. Neben dem
- • Radiobutton Quelltext
gibt es noch
- Attribute (Eigenschaften des Schemas)
- und Dokumentation
Wie arbeitet man mit den Regeln?
Im Kontext von Schemen kommt man an Regeln nicht vorbei. Eine Regel, auch PCR genannt (Personnel Calculation Rule = Personalrechenregel), lässt sich gut mit einem Vergleich erklären: Wenn das Schema das Kochrezept ist, dann ist die Regel die einzelne Kochanweisung. Ein Schema kann zum Beispiel sagen: „Jetzt Regel Z001 ausführen.“ Die Regel Z001 sagt dann: „Wenn Abwesenheit = Urlaub → Zeitart XY“. Die Regel ist also die Logik im Detail.
Regeln kann man über die Transaktion PE02 aufrufen oder im Schema durch Doppelklick auf eine Regel öffnen.
Keine Sorge: Du musst nicht alle Befehle sofort verstehen. Eine Regel erkennst du daran, dass sie vier Buchstaben hat und meist in der zweiten Spalte steht. Das reicht für den Einstieg. Regeln sehen anders aus als Schemen.
Wie bei Schemen gibt es zwei unterschiedliche Darstellungsweisen:
Tabellendarstellung
Strukturgrafik
TIPP: Neben Regeln gibt es in Schemen auch Unterschemen. Probiere gern im Schema TM00 aus, welche Regeln oder Unterschemen du findest. Klicke dafür mal doppelt auf verschiedene Felder.
Wo liegt der Unterschied zwischen Schemen und Regeln?
Einfach erklärt ist der Unterschied zwischen Schema und Regel folgender: Ein Schema ist der Ablaufplan oder das Kochrezept und steuert die Reihenfolge. Eine Regel ist die einzelne Logik oder Kochanweisung und steuert das Verhalten. Das Schema beantwortet die Frage „Was passiert wann?“, die Regel beantwortet „Was passiert konkret?“.
SAP hat dieses Konzept entwickelt, um eine Berechnungslogik zu schaffen, die flexibel ist, ohne ABAP geändert werden kann, kundenspezifisch erweiterbar ist und international funktioniert. Deshalb entstand eine eigene „Mini-Sprache“: Schemen + Regeln = SAP-Regelwerk. Man programmiert nicht mit ABAP, sondern mit SAP-Logikbausteinen.
Schemen und Regeln findet man im System über die Transaktionen PE01 (Schemen anzeigen/bearbeiten) und PE02 (Regeln anzeigen/bearbeiten). Hier sieht man zum ersten Mal: SAP rechnet wie ein Programm. Zeile für Zeile. Schritt für Schritt.
Ohne Schema-Verständnis debuggt man blind, probiert herum, kopiert Customizing und hofft auf Glück. Mit Schema-Verständnis versteht man Berechnungsergebnisse, kann Fehler erklären, gezielt anpassen und verliert die Angst vor SAP-Logik. Schemen sind keine Magie. Sie sind nur strukturiert.
