Von SAP S/4 zur Wallet

Die sichere und effiziente Zustellung sensibler Dokumente ist eine wachsende Herausforderung in der heutigen digitalen Arbeitswelt – insbesondere bei gewerblichen Mitarbeitenden (z. B. in Lager oder Logistik). Diese Mitarbeitenden haben oft keinen Zugang zu traditionellen Employee-Self-Service-(ESS)-Portalen, die das Einloggen in Systeme oder die Nutzung firmeneigener Geräte erfordern. Für viele bedeutet das Abrufen wichtiger Dokumente wie Gehaltsabrechnungen, Verträge oder Steuerbescheinigungen den Gang zu gemeinsamen Terminals, HR-Schaltern oder den Umgang mit Papierprozessen – was unnötige Komplexität schafft und Effizienz verringert.

Zur Lösung dieser Probleme haben wir die enmeshed Wallet – eine sichere digitale Lösung für den Datenaustausch – über eine CAP-basierte Middleware in SAP S/4HANA integriert, betrieben auf SAP BTP. Anstatt sich in ein weiteres System einloggen zu müssen, werden Dokumente automatisch auf das eigene Smartphone der Mitarbeitenden in deren enmeshed Wallet übertragen, sobald sie in SAP generiert werden. Manuelle Anfragen oder Abholungen entfallen – unser automatisiertes System liefert die Dokumente sicher im Hintergrund und bietet so ein nahtloses Nutzererlebnis.

Neben der Dokumentenzustellung ermöglicht dieses Setup auch den bidirektionalen Datenaustausch. Mitarbeitende können persönliche Informationen wie Bankverbindungen oder Adressen direkt in ihrer Wallet aktualisieren – diese Änderungen fließen zurück in SAP S/4HANA. Dieser automatisierte, ereignisgesteuerte Kommunikationskanal erhöht die Sicherheit, reduziert administrativen Aufwand und verbessert die User Experience in vielen Geschäftsbereichen.

Architecture Overview

Im Zentrum unserer Lösung steht eine ereignisgesteuerte Integration zwischen SAP S/4HANA und der enmeshed Wallet. Immer wenn ein relevantes Business-Event in SAP auftritt – etwa die Gehaltsabrechnung, die Vertragserstellung oder die Rechnungsstellung – löst das System ein Ereignis aus, das einen sicheren Dokumententransfer an die Wallet der Nutzer:innen anstößt.

Key Komponenten

1. enmeshed Platform – Stellt sicheres Identitätsmanagement, verschlüsselte Kommunikation und die enmeshed Wallet für Nutzer:innen bereit.
2. CAP Middleware auf SAP BTP – Verbindet SAP S/4HANA mit enmeshed, übernimmt Authentifizierung, Eventverarbeitung und Datenaustausch. Enthält ein Fiori-Administrations-UI zur Nutzerverwaltung und -überwachung.
3. SAP S/4HANA Backend – Erstellt Dokumente, verwaltet Geschäftslogik und sendet Event-Benachrichtigungen.

So funktioniert’s

1. Auslöser eines Business Events: Der Prozess beginnt in SAP S/4HANA. Wenn z. B. die Gehaltsabrechnung erfolgt, wird ein entsprechendes Dokument für die Mitarbeitenden generiert. Das löst im Business Object Repository (BOR) Framework von SAP ein Ereignis aus, welches wir erweitert haben, um Benachrichtigungen bei relevanten Geschäftsprozessen zu senden.
2. Eventweiterleitung via SAP Event Mesh: Das Event wird von SAP Event Mesh aufgenommen und in Echtzeit weitergeleitet – skalierbar und zuverlässig.
3. Middleware-Verarbeitung & sicherer Dokumentenzugriff: Die CAP-basierte Middleware lauscht auf diese Events. Nach Erhalt ruft sie das entsprechende Dokument (z. B. die Gehaltsabrechnung) im Namen des Nutzers über OData-Services aus SAP S/4HANA ab.
4. Sichere Zustellung in die enmeshed Wallet: Die Middleware verschlüsselt und überträgt das Dokument sicher über die enmeshed API an die Wallet der Mitarbeitenden. Eine Benachrichtigung wird gesendet, und das Dokument ist sofort zugänglich.

Dieser vollständig automatisierte Ablauf ersetzt manuelle Schritte und ESS-Portale und bietet Mitarbeitenden eine einfache und sichere Lösung. Da enmeshed eine selbstbestimmte Datenwallet ist, können Nutzer:innen auch persönliche Attribute (z. B. Name, Familienstand, Bankverbindung) aktualisieren und an das Unternehmen weitergeben. Diese Updates erzeugen wiederum Events, die vom enmeshed Connector stammen, von SAP Event Mesh empfangen und durch den CAP Event Dispatcher verarbeitet werden. Abhängig vom Attribut-Update verwendet die Middleware dann Standard-SAP-APIs, um z. B. Business Partner oder SAP HCM-Daten zu aktualisieren.

Technische Umsetzung

Die technische Realisierung nutzt SAP BTP aufgrund seiner starken Integrationsfähigkeiten mit S/4-Systemen und der robusten Cloud-Infrastruktur. Die Lösung ist aber auch auf andere Cloud-PaaS-Infrastrukturen übertragbar. So kann SAP Event Mesh durch einen anderen Event-Service ersetzt werden. Durch den Einsatz offener Standards wie OData, AMQP und Webhooks ist die Middleware flexibel anpassbar und kann in unterschiedlichste Cloud-Umgebungen integriert werden.

Technical Flow

Schauen wir uns das Onboarding und die Dokumentenzustellung genauer an:

Mitarbeiter-Onboarding und Identitätsverknüpfung

Bevor Mitarbeitende Dokumente empfangen können, muss ein unkomliziertes Onboarding erfolgen:

• Mitarbeitende scannen in der enmeshed Wallet einen QR-Code (z. B. im Onboarding-Schreiben), optional geschützt durch einen zusätzlichen PIN.
• Dadurch wird ihre Wallet-Identität mit der Business Partner ID in SAP S/4HANA verknüpft.
• Der enmeshed Connector validiert und registriert die Nutzer:innen und etabliert eine verschlüsselte Verbindung zwischen Wallet und SAP.
• Von diesem Zeitpunkt an werden alle mit der Business Partner ID verknüpften Dokumente automatisch an die Wallet gesendet – ganz ohne manuelle Anforderung.

Eventbasierte Dokumentenverarbeitung

Nach dem Onboarding läuft das System selbstständig:

1. Business Event in SAP S/4HANA: Z. B. wird eine neue Gehaltsabrechnung am Ende des Payroll-Runs erstellt.
2. SAP Event Mesh erkennt das Event: Die Weiterleitung erfolgt ohne direkte Integration zu Drittsystemen.
3. CAP Middleware ruft das Dokument ab: Über OData-Services holt die Middleware das Dokument im Namen des Nutzers.
4. Sichere Zustellung in die Wallet: Die Middleware verschlüsselt und überträgt es via API.
5. Nutzer/-innen erhalten eine Benachrichtigung: Das Dokument ist sofort verfügbar.

Darüber hinaus erlaubt das fortgeschrittene Datenmodell von enmeshed dynamische und granulare Interaktionen zwischen SAP und den Nutzenden. Mitarbeitende können nicht nur Daten selbst aktualisieren – das System kann auch gezielte Anfragen stellen. Zum Beispiel bei veralteten Steuerdaten oder fehlender Unterschrift: SAP kann über die Wallet eine strukturierte Anfrage senden. Nach Prüfung und Freigabe durch die Nutzer:innen werden die Daten sicher an SAP S/4HANA zurückgemeldet. Dieses bidirektionale, eventgesteuerte Verfahren sichert Datenqualität und Rechtskonformität bei minimalem Verwaltungsaufwand.

Weitere Anwendungsfälle

Die Architektur unterstützt viele weitere Unternehmensszenarien:

• Human Resources: Arbeitsverträge, Mitarbeitergespräche, Schulungsnachweise, Benefits.
• Logistik: Versandnachweise, Lieferbestätigungen, Zolldokumente.
• Energie: Verbrauchsberichte, Smart-Meter-Daten, Abrechnungen.
• Finanzen: Rechnungen, Zahlungsbestätigungen, Finanzberichte.
• Produktion: Qualitätsnachweise, Compliance-Dokumente, Produktionsdaten.

Fazit

Diese Integration vereinfacht den Dokumentenaustausch, reduziert den administrativen Aufwand und erhöht die Sicherheit – so können Unternehmen effizienter im digitalen Zeitalter arbeiten. Auch wenn unsere Lösung auf SAP BTP basiert, ist die Architektur offen für andere PaaS-Umgebungen und vielseitig einsetzbar in HR, Finanzen, Logistik, Produktion und Energiemanagement.

Lesen Sie auch die anderen beiden Teile dieser Blogreihe, um zu erfahren, wie die Wallet den Arbeitsalltag erleichtert:

Gehalts­abrechnungen via Wallet sicher übermitteln

SAP-Stammdaten­verwaltung für externe Mitarbeiter via Wallet

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