Ausgangssituation

Die Lösung sollte in einem S/4 System on Premise realisiert werden. Die Applikation sollte auf SAP BTP (Business Technology Platform) als Side-by-Side Extension unter Beachtung des Prinzips „keep the core clean“ laufen. Dabei sollte eine technologieunabhängige BPMN-Modellierung zugrunde liegen.

Anforderung

Vom personalisierten Customizing sollte zu einer organisatorischen Zuordnung gewechselt werden, um die Prozesse zu vereinfachen.
Auf Unternehmensebene festgelegte und damit bonusrelevante Ziele sollten sich in die verschiedenen Organisationseinheiten vererben lassen. Individualziele sollten vom Mitarbeiter eingepflegt und vom Vorgesetzten freigegeben werden können. Auf Basis der vereinbarten und bewerteten Ziele erfolgt anschließend die Berechnung und Auszahlung des zielvariablen Anteils.

Lösung

Der Ansatz ist naheliegend und doch innovativ, weil er übliche Firmenstrukturen hinter sich lässt: Die Lösung basierte darauf, dass der Besteller selbst durch einen einfachen Fragenkatalog mit 1 – n Fragen in die Lage versetzt wird, die Bestellungen dem richtigen Konto zuzuordnen. Damit übernimmt er mittels eines automatisierten, sicheren Prozesses einen Vorgang, derzuvor in der Hoheit der Steuer- und Buchhaltungsabteilung lag.

Gleichzeitig übernimmt die Steuerabteilung selbstständig die Anpassung des “Fragenkatalogs” mittels Änderungen der BPMN-Modelle – eine Anpassung von Quellcode ist nicht mehr notwendig.

Die Geschäftsprozess-Ausführung wurde mit SAP CAP umgesetzt. Die Nutzer-Oberfläche wurde mit UI5 realisiert. Camunda SaaS kam zum Einsatz für das Ausführen von BPMN- und DMN (Decision Model Notation) Modellen, auf denen die Entwicklung basiert. Stamm- und Bewegdaten wurden per OData- Services auf dem S/4 System bearbeitet.

Inzwischen durchlaufen täglich 1000 – 1500 Bestellungen den Prozess, mit einer erfolgreichen automatischen Kontierung von ca. 85 %. Damit werden im Monat ca. 20.000 Einkaufspositionen erfolgreich kontiert.

Vorteile für das Unternehmen

• Effizient: Der automatisierte Prozess entlastet die Buchhaltung. Die verbleibenden 15 % der nicht automatisch zuzuordnenden Bestellungen können jetzt mit größter Genauigkeit bearbeitet werden.
• Sicher: Die Kontierung der Bestellung durch den Besteller gewährleiset, dass alle wichtigen Informationen für eine richtige Kontierung vorhanden sind.
• Benutzerfreundlich: Die Fragen sind besonders einfach gehalten und damit für jeden Besteller leicht zu beantworten, was dem Vorgehen intern hohe Akzeptanz verschafft.
• Kompetenz im Fachbereich: Die Prozessanpassungen erfolgen autonom durch Fachanwender, Quellcode-Änderungen
  sind nicht notwendig.