Rechtliches

Hinweisgebersystem / Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz

Wir haben gemäß dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) eine interne Meldestelle eingerichtet. Über diese können interne und externe Personen Hinweise auf mögliche Rechtsverstöße melden.

Was kann gemeldet werden?

Meldungen können insbesondere Hinweise auf

  • strafbare Handlungen,
  • Ordnungswidrigkeiten,
  • sonstige Verstöße gegen geltende Gesetze oder interne Regelungen
    abgeben, sofern diese den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes betreffen.

Wie können Hinweise abgegeben werden?


Hinweise können vertraulich über folgende Kontaktmöglichkeiten eingereicht werden:

Die Abgabe eines Hinweises ist auch ohne Angabe des Namens möglich. Wir machen aber darauf aufmerksam, dass die E-Mail-Adresse des Hinweisgebers übermittelt wird.

Vertraulichkeit und Schutz

Die Identität von hinweisgebenden Personen sowie von in der Meldung genannten Personen wird vertraulich behandelt.
Zugriff auf eingehende Meldungen haben ausschließlich die hierfür befugten Personen der internen Meldestelle.
Hinweisgeber werden im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben vor Benachteiligungen oder Repressalien geschützt.

Ablauf des Verfahrens

  • Der Eingang eines Hinweises wird innerhalb von 7 Tagen bestätigt.
  • Die Meldung wird geprüft und angemessen bearbeitet.
  • Spätestens nach 3 Monaten erhält der Hinweisgeber eine Rückmeldung über ergriffene oder geplante Folgemaßnahmen, soweit rechtlich zulässig.

Datenschutz

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung ist j&s-soft AG, Max-Jarecki-Str. 21, 69115 Heidelberg. Infos zu unserem Datenschutzbeauftragten und weiterführende Details entnehmen Sie bitte hier: Datenschutz – j&s-soft
Zweck der Verarbeitung ist die Entgegennahme, Prüfung und Bearbeitung von Meldungen sowie Durchführung notwendiger Folgemaßnahmen. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung bildet Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 10 HinSchG; zusätzlich ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für die Verfolgung berechtigter Interessen (z. B. Aufklärung von Verstößen) soweit einschlägig ab.

Zu den Empfängerkategorien gehören intern befugte Stellen/Mitarbeitende, ggf. Auftragsverarbeiter sowie zuständige Behörden/Gerichte bei rechtlicher Verpflichtung. Die Dokumentation wird spätestens drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Eine längere Aufbewahrung erfolgt nur, wenn erforderlich und verhältnismäßig.
Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger, den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten. Wenden Sie sich dazu bitte an die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten oder die allgemeinen Kontaktdaten auf unserer Homepage. Hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, beispielsweise bei der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde.
Eine Liste mit den deutschen Landesdatenschutzaufsichtsbehörden finden Sie auf der Website des Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (www.bfdi.bund.de) im Servicebereich in der Rubrik Anschriften und Links.