Automatisierte Datenübertragung heterogener Angebotsdokumente in SAP-Systeme: Effizient und flexibel

Ausgangssituation

Ein deutschlandweit tätiger Kunde von js-soft mit über 5.000 Mitarbeitern stand regelmäßig vor der Herausforderung, eine große Anzahl heterogener Angebotsdokumente manuell ins SAP-System übertragen zu müssen. Da die Angebote unstrukturiert waren, konnten die relevanten Daten bislang nicht automatisiert übernommen werden. Der manuelle Prozess zur Datenerfassung und -prüfung verursachte erheblichen Aufwand und band wertvolle personelle Ressourcen.

Anforderung

Gesucht wurde eine nicht-invasive, kostengünstige und effiziente Lösung in Form eines Prototyps, der relevante Kerndaten automatisiert extrahiert und strukturiert in das SAP-System überführt. Ziel war es, die manuelle Bearbeitung deutlich zu reduzieren und gleichzeitig die Integrität und Genauigkeit der Daten sicherzustellen.

Lösung

js-soft entwickelte für den Kunden eine Middleware-Lösung außerhalb des bestehenden SAP-Systems.

Angebotsdokumente werden automatisiert aus dem SAP-System an diese Middleware übermittelt. Mittels API-Anbindung an ein vision-fähiges Large Language Model (LLM) erfolgt eine parallele, automatisierte Extraktion der Kerndaten in einem fest definierten, strukturierten Format.

Dank der modularen Architektur kann das verwendete LLM (Large Language Model) flexibel gewählt und bei Bedarf gegen kundeneigene oder andere kommerzielle Modelle ausgetauscht werden. Die extrahierten Daten werden anschließend strukturiert an das SAP-System zurückübertragen und automatisch in die entsprechenden SAP-Tabellen integriert.

Vorteile für das Unternehmen

• Nicht-invasive Implementierung: Die Middleware arbeitet extern und kommuniziert zuverlässig über etablierte Standardprotokolle mit dem bestehenden SAP-System.
• Kosten- und Zeitersparnis: Bei rund 500 Angebotsdokumenten pro Monat spart das Unternehmen durch die Automatisierung wöchentlich rund eine Personenwoche an manueller Bearbeitungszeit ein. Die Kosten für die notwendigen API-Zugriffe sind dabei nahezu vernachlässigbar.
• Maximale Flexibilität durch modulare Architektur: Die modulare Konzeption ermöglicht einen schnellen und unkomplizierten Wechsel zwischen verschiedenen LLM-Anbietern, inklusive der Nutzung kundeneigener Modelle.